(PR: PUBLIC
RELATIONS)
PR là một kế hoạch
sử dụng mọi phương tiện truyền thông sẵn có để tạo mối quan hệ tốt giữa thân chủ
của mình với một công chúng được xác định.
Người làm PR phải
tạo được nơi công chúng những hình ảnh đẹp và dư luận tốt về thân chủ của mình
để công chúng tín nhiệm và ủng hộ những hoạt động và sản phẩm của thân chủ
mình.
Mục đích của PR chính
là giúp hai bên - thân chủ và công chúng - cùng có lợi, cùng hạnh phúc; đồng thời
chân lý và tình yêu được thể hiện ngay trong những diễn tiến và thành quả của
PR.
Truyền giáo
chính là làm PR cho Chúa và Giáo hội, là lên được kế hoạch (x. Êphêsô 1,9-11;
Gioan 17,1) sử dụng mọi phương tiện truyền thông sẵn có để tạo được nơi công
chúng của mình những hình ảnh đẹp (x. Colôsê 1,15) và công luận tốt (x. Matthêu
16,13) về Chúa và Giáo hội để công chúng tín nhiệm (tin cậy mến) và ủng hộ (gắn
bó) Thiên Chúa và Giáo hội (x. Mc 9, 39 - 40).
Các thánh viên
truyền thông cần học hỏi, nghiên cứu để áp dụng các phương pháp và các kỹ thuật
rất tốt đẹp của chuyên ngành PR mà loan báo Tin Mừng cách hữu hiệu hơn trong thế
giới hôm nay bằng những kế hoạch truyền thông được thiết kế có bài bản. Làm như
thế cũng là để noi gương Thiên Chúa, Đấng đã lên cả một kế hoạch từ đời đời để
cứu độ nhân loại.
Tất nhiên, khi
lên kế hoạch chi tiết để truyền giáo và truyền thông, con người không được chỉ
dựa vào những tính toán kỹ thuật tỉ mỉ của mình mà trên hết phải dựa vào sự soi
sáng khôn ngoan của Chúa Thánh Thần và chuẩn bị tinh thần mở ngỏ hầu có khả
năng đón nhận những hoạt động tự do rất bất ngờ của Chúa Thánh Thần, Đấng luôn
luôn lớn hơn, phong phú hơn mọi kế hoạch của con người (x. Ga 3,8; ĐTC: căn bệnh
thứ tư của Giáo triều).
Công việc PR được
diễn tiến qua 4 giai đoạn: nghiên cứu, lên kế hoạch, thực hiện kế hoạch truyền
thông và lượng giá:
NGHIÊN CỨU
A. KỸ
THUẬT
1. Nghiên cứu
con người
a. Phỏng vấn cá nhân
b. Tiếp xúc với nhóm trọng điểm
c. Phân tích các phản hồi
d. Phân tích dữ liệu có sẵn
2. Nghiên cứu sự
kiện: điển cứu
3. Nghiên cứu
môi trường
4. Nghiên cứu
truyền thông.
B. PHƯƠNG PHÁP
1. Bản câu hỏi & cách tiếp cận
2. Định lượng & định tính
3. Sơ cấp & thứ cấp, bài bản &
linh động
4. Đạo đức trong nghiên cứu.
LÊN KẾ HOẠCH
A. PHÂN TÍCH
1. Phân tích
SWOT
2. Tầm nhìn & Sứ mạng (Vision & Mission)
3. Mục đích & Mục tiên (Purpose & Goals)
4. Chiến lược & Chiến thuật (Strategy &
Tactics).
B. XÁC
ĐỊNH
1. Lịch trình
& Nguồn tài nguyên ( Schedule & Resources)
2. Lượng giá
(Evaluation)
3. Cấu trúc
(Structure)
4. Tóm tắt cho
lãnh đạo (Presentation).
THỰC HIỆN TRUYỀN
THÔNG
A. TRUYỀN
THÔNG CÓ KIỂM SOÁT
1. Quảng cáo
2. Bộ tư liệu
truyền thông
3. Kỹ năng mềm
4. PR Lời Chúa
B. TRUYỀN
THÔNG KHÓ KIỂM SOÁT
1. Quan hệ với
giới truyền thông
2. Tổ chức sự
kiện
3. Tài trợ
4. Xử lý khủng
hoảng.
LƯỢNG GIÁ
A. TIÊU
CHÍ
1. Định lượng
2. Định tính
B. ĐO
LƯỜNG
1. Thái độ
2. Nhận thức
3. Hành vi
4. Lan truyền.
Tổ chức sự kiện
là tổ chức giao lưu, gặp gỡ, trao đổi, học hỏi, hội thảo, cầu nguyện, tĩnh tâm,
liên hoan… nhân một sự kiện đặc biệt xảy ra vào một thời điểm nhất định, với một
mục đích đặc biệt. Công việc tổ chức này giúp mọi người tham dự hiểu biết hơn về
một đối tượng (nhân vật, tập thể, thương hiệu, sản phẩm) và giúp cho công chúng
biết đến đối tượng khi giới truyền thông đưa tin về sự kiện này. Đây là một dạng
hoạt động PR rất quan trọng.
Đối với các tín
hữu sống trong một giáo xứ, các sự kiện quan trọng trong năm của giáo xứ cần phải
được tổ chức là:
•
Tĩnh
tâm mùa Vọng, mùa Chay.
•
Thánh
lễ Giáng sinh, Phục Sinh.
•
Tết
Nguyên Đán, Tết Trung Thu.
•
Khai
giảng & bế giảng các lớp giáo lý.
•
Bổn
mạng Giáo xứ, Giáo khu, đoàn thể, Cha xứ…
•
Các
Đại hội.
•
Tiếp
sức mùa thi.
•
Đức
Giám mục về ban phép Bí tích Thêm sức, Bao đồng…
•
Khánh
thành một công trình xây dựng.
•
Kỷ
niệm ngân khánh, kim khánh…
Lễ bổn mạng giáo xứ có thể được coi là sự kiện đỉnh
cao của giáo xứ. Mục đích tổ chức lễ mừng bổn mạng giáo xứ:
•
Đánh
giá các hoạt động của giáo xứ trong năm qua, rút ra những ưu khuyết điểm.
•
Tuyên
dương những đóng góp xuất sắc.
•
Đưa
ra phương hướng hoạt động cho năm tiếp theo.
2.
Những việc phải làm khi tổ chức
sự kiện
•
Lên
kế hoạch chiến lược
•
Liệt
kê tham dự viên
•
Liệt
kê cơ hội & khó khăn
•
Liệt
kê công việc
•
Liệt
kê tài chánh
•
Liệt
kê hậu cần
•
Liệt
kê hoạt động truyền thông
•
Liệt
kê cơ cấu nhân sự
•
Thực
hiện
•
Đánh
giá
3.
Các việc cần nhớ
•
Bí quyết thành công
•
Mục đích sự kiện
•
Lường trước những khó khăn
•
Theo sát các bản liệt kê
•
Kế hoạch tài chánh
•
Kế hoạch truyền thông
•
Kế hoạch nối kết nhân sự
•
Mừng công & Cám ơn.
Lên thời khoá biểu dài hạn trước đó để chuẩn bị cho
sự kiện. Thời
khóa biểu ghi những việc phải làm trước khi sự kiện xẩy ra:
•
1
năm, nửa năm, 5 tháng, 4 tháng, 3 tháng, 2 tháng trước;
•
6
tuần, 4 tuần, 2 tuần, 8 ngày, 6 ngày, 4
ngày trước;
•
ngày
hôm trước, đúng ngày, những ngày sau đó…
Thực hiện thời khóa biểu để
kế hoạch tiến triển tốt đẹp.
Mỗi sự kiện cần có một nội dung chủ đạo riêng. Nội dung chủ đạo của sự kiện
cần được nhấn mạnh và diễn tả được diễn tả qua Hình
ảnh và Màu sắc chủ đạo, đặc biệt được thể
hiện trong Logo (biểu tượng), Slogan (châm ngôn, khẩu hiệu), Bài ca và
Điệu múa chủ đạo. Người tham dự sự kiện cũng phải đọc được nội dung chủ đạo này
trong toàn thể hoạt động và khu vực tổ
chức: cổng chào, băng-rôn, poster, áo, mũ, tài liệu, bản tin, bìa sách, băng
đĩa, quà tặng, diễn tiến…
Khủng hoảng là một trường hợp:
•
Khẩn
cấp, không thể kiểm soát được
•
Có
thể xẩy ra bất kỳ nơi đâu bất cứ thời điểm nào và thường vào lúc ít để ý nhất
•
Tin
đồn lan rộng và nhanh chóng
•
Giới
truyền thông liên tục đưa tin bất lợi
•
Uy
tín của tổ chức bị ảnh hưởng
•
Tạo
sức ép cực lớn, tác động mạnh đến công chúng
•
Đòi
hỏi phải hành động tức thời để tránh những tác động tiêu cực cho tổ chức và
công chúng .
Khủng hoảng do thiên tai.
Khủng hoảng do con người:
•
Khủng
bố, bạo hành
•
Phạm
pháp
•
Khủng
hoảng nhân sự
•
Khủng
hoảng mục vụ
•
Khủng
hoảng ý thức
•
Khủng
hoảng hệ thống
•
Khủng
hoảng tài chính .
a.
Tiền khủng hoảng
-
Thiết lập hệ thống và công cụ
-
Xem xét
-
Đánh giá tình hình
-
Theo dõi.
b.
Trong khủng hoảng
-
Phát hiện
-
Ngăn cản, kiềm chế, cô lập
-
Hồi phục
-
Biến khủng hoảng thành lợi thế.
c.
Hậu khủng hoảng
-
Tiếp tục bàm sát
-
Ghi nhớ tình trạng
-
Đánh giá ảnh hưởng
Luôn đặt những câu hỏi:
•
Nếu
khủng hoảng xẩy ra thì phải làm gì?
•
Trù
bị liên hệ với ai?
•
Nhân
viên phải làm thế nào?
•
Không
phải ai cũng được phép phát biểu; nếu phát biểu thì phải nhất quán theo định hướng
nào?
5.
Hệ thống và công cụ trù tính
•
Chọn
lựa Đội xử lý khủng hoảng (Crisis Management Team)
•
Chọn
phát ngôn viên (Spokesperson)
•
Phát
triển kế hoạch xử lý khủng hoảng (Crisis Management Plan)
•
Chuẩn
bị hệ thống truyền thông khủng hoảng (Crisis Communication System)
6.
Đội xử lý khủng hoảng (CMT – Crisis Management Team)
CMT là nhóm người
được chọn để xử lý khủng hoảng. Mỗi thành viên được giao một công tác chuyên biệt:
pháp lý, xã hội, chính trị, y tế, thu thập dữ liệu, thông tin vào, thông tin
ra, nhu cầu truyền thông…
•
Xác
định, tìm kiếm nguồn gốc tiềm tàng
•
Phân
tích vấn đề của ngành
•
Phân
tích vấn đề của tổ chức
•
Phân
tích vấn đề của cá nhân
•
Đánh
giá nguy cơ, vấn đề tiềm ẩn
•
Mối
quan hệ các bên.
•
Chuỗi
các sự kiện xẩy đến dồn dập
•
Các
diễn biến đột ngột, ngạc nhiên
•
Hoạt
động bình thường bị gián đoạn
•
Thông
tin không đầy đủ
•
Mất
kiểm soát
•
Dò
xét chi li – nội bộ và bên ngoài
•
Tâm
trạng bị bao vây
•
Hốt
hoảng
•
Rút
vào thinh lặng.
•
Chuẩn
bị từ trước
•
Phát
hiện các dấu hiệu
•
Xác
định khủng hoảng
•
Triệu
tập Đội xử lý
•
Chọn
phát ngôn viên
•
Ra
tuyên bố tạm
•
Các
media cần dùng
•
Các
nhóm người cần tiếp xúc
•
Kế
hoạch giải quyết
•
Hồi
phục
•
Biến khủng hoảng thành lợi thế
•
Tuyên
bố khủng hoảng kết thúc
•
Tiếp
tục theo dõi.
•
Ghi
nhớ tình trạng
•
Đánh
giá ảnh hưởng
•
Hướng
đến tương lai.
Nhận xét
Đăng nhận xét